HIGH COURT OF PUNJAB AND HARYANA AT CHANDIGARH 

**** 

      CWP-35196-2019 (O&M)  

Reserved on 12.09.2025 

Pronounced on 30.10.2025 

**** 

Kamlesh                     ... Petitioner 

    VS. 

State of Haryana & Ors.             ... Respondents 

**** 

CORAM:  HON’BLE MR.JUSTICE SANDEEP MOUDGIL 

****

Present:   Mr. KL Arora, Advocate for the petitioner  

  Mr. Ravi Dutt Sharma, DAG Haryana 

  Mr. Harneet Oberoi, Advocate (through VC) and  

  Ms. Anmol Preet Kaur, Advocate for respondent No.5 

**** 

Sandeep Moudgil, J.  

(1). The jurisdiction of this Court has been invoked under Article 226 

of  the  Constitution of  India  for issuing a  writ of certiorari  for  quashing  the 

impugned order dated 03.02.2017 (Annexure P8) and 20.09.2017 (Annexure P-

8/1) vide which penalty of stoppage of two increments with cumulative effect 

has been imposed.  A further direction is sought to the respondents to release 

all the retiral benefits including revised pension and 2

nd

 ACP which became 

due in the year 2015 along with interest @ 18% p.a. on the delayed payments 

of  retiral  benefits  in  compliance  to  the  Full  Bench  decision  of  this  Court 

rendered in  A.S. Randhawa Vs. State of Punjab and others, 1997(3) SCT 468

. 

She  has  further  prayed  for  directing  the  respondents  to  decide  or  drop  the 

charge sheet dated 07.12.2018 (Annexure P21) as pension papers have been 

issued  on  03.10.2019/31.10.2019  (Annexure  P27  and  P28,  respectively)  but 

monetary benefits only remain to be released.  

CWP-35196-2019 - 2 -

(2). The petitioner had joined the Health Department as Staff Nurse on 

ad  hoc  basis  on  07.07.1983  and  thereafter  she  applied  for  the  post  of  Staff 

Nurse on regular basis with the Subordinate Services Selection Board Haryana 

under  General  category.  She  stood  selected  and  as  such  appointment  letter 

dated 09.07.1986 was issued to her. The petitioner applied for the post of PHN 

with the SSSB, Haryana through proper channel under SC category and there 

also,  she  was  selected  and  she  joined  as  PHN  under SC  category  on 

22.11.1995.  Although  a  charge-sheet  dated  07.12.2018  (Annexure  21)  was 

issued  to  the  petitioner,  alleging  that  she  had  procured  an  incorrect  SC 

certificate  from  the  SDO,  Charkhi  Dadri  on  25.11.1985  on  the  strength  of 

which she secured regular appointment, despite actually belonging to the Arora 

caste this charge-sheet remains pending. 

(3). The  petitioner  applied  for  casual  leaves  on  12.12.2009, 

14.12.2009 to 16.12.2009 which was verbally denied by the Senior Medical 

Officer,  Civil  Hospital  Mandikhera  and  vide  letter dated  07.01.2010,  the 

petitioner was directed to rejoin her duty. The petitioner did not join and sought 

extension of her leave via telegram. Repeated directives from both the Senior 

Medical Officer and Civil Surgeon were issued directing the petitioner to join 

her duty followed by a charge-sheeted dated 20.08.2010 under Rule 7 of the 

Haryana Civil Services (Punishment & Appeal) Rules, 1987. She submitted her 

reply on 17.09.2010, which was found unsatisfactory. A departmental enquiry 

headed by Dr. Kamal Mehra, Dy. Civil Surgeon, Mewat, was conducted and as 

per  the  enquiry  report  dated  06.07.2016,  it  was  acknowledged  that  the 

petitioner  remained  absent  from  duty  and  owing  to  her  serious  medical 

conditions,  she  was  hospitalised  from  19.08.2009  to  21.08.2009  at  Paras 

CWP-35196-2019 - 3 -

Hospital,  Gurgaon,  and  thereafter  received  outpatient  treatment  from  Singal 

Nursing  Home  &  Trauma  Centre,  Hodal  (Palwal)  between  12.12.2009  and 

21.07.2011 though she never claimed medical reimbursement for the alleged 

treatments. 

(4). Notwithstanding that, the competent authority passed an order on 

09.11.2016/03.02.2017  (Annexure  P8),  imposing  the  penalty  of  stoppage  of 

two increments with cumulative effect and treating her period of absence as 

leave  of  kind  due  and  vide  order  dated  19/20.09.2017  (Annexure  P8/1),  2 

increments  were  stopped  from  01.07.2017  and  01.07.2018.  Hence  this  writ 

petition.  

(5). Learned  counsel  for  the  petitioner  contends  that  in  the  enquiry 

ordered by the respondents themselves, the Enquiry Officer vide report dated 

06.07.2016 (Annexure P7) after considering the facts, medical report and other 

evidences, returned a specific finding that the petitioner remained absent from 

duty  as  she  was  suffering  from  severe  backache,  HTN  and  Hypothyroidism 

treatment  of  the  same  was  much  needed  and  as  such, her  treatment  from 

Singhal  Hospital,  Hodal  from  12.12.2009  to  21.07.2011  was  justified  and 

medical rest was needed as per report of the medical board.  It is urged that 

once the enquiry office exonerated the petitioner and recommended her above-

mentioned absence period to be treated as medical leave, there was no rhyme or 

reason for the punishing authority to award major penalty without there being 

any  dissenting  note  and  since  the  said  punishment  would  entail  civil 

consequence, the respondents ought to have adhered to the principle of audi 

alteram partem and as such, the action clearly suffers from patent illegality and 

CWP-35196-2019 - 4 -

highhandedness  on  the  part of  the  respondents  and  against  the  principles  of 

natural justice.   

(6). It is further submitted that on one hand, the disciplinary authority 

dismissed  the  Enquiry  Officer’s  findings  and  unilaterally  concluded  that  the 

petitioner’s  absence  was  willful,  thus  imposing  a  major  penalty  and  on  the 

other hand, the same authority simultaneously treated the period of absence as 

"leave  of  kind  due,"  a  term  which  expressly  includes  medical  leave,  earned 

leave,  half  pay  leave,  etc.,  thereby  effectively  accepting  the  spirit  of  the 

Enquiry  Officer’s recommendation.  This  contradictory  approach highlights  a 

clear non-application of mind and administrative irrationality. Furthermore, the 

account statement (Annexure P9) demonstrates that medical leave for the entire 

disputed period was duly sanctioned, and her full salary was credited for the 

same, strongly indicating that the absence had in fact been regularized by the 

department itself.  

(7). Learned  counsel  additionally  argued  that  the  petitioner 

persistently  approached  the  respondents  for  release  of  her  rightful  retiral 

benefits and due ACP increments. The first ACP became due as far back as 

2005, and the second ACP in 2015, after ten years of regular service. However, 

the  first  ACP  was  granted  only  belatedly  in  2019,  reflecting  an  unjustified 

delay of fourteen years, despite the department’s knowledge of its accrual. It is 

submitted that while her pension and gratuity have nominally been sanctioned, 

none of these benefits have actually been disbursed till date. The petitioner is 

also  being  denied  other  retiral  benefits  including leave  encashment,  Group 

Insurance  Scheme  (GIS),  and  her  second  ACP  from  2015  (subsequent  to 

restoration  of  increments),  together  with  accrued  interest.  Such  delays  in 

CWP-35196-2019 - 5 -

release of statutory benefits not only contravene service rules but also cause 

grave financial prejudice and harassment to the petitioner after superannuation. 

(8). Another argument raised is that the petitioner having retired from 

service  w.e.f.  30.04.2019,  the  enquiry  in  charge-sheet  dated 07.12.2018  was 

fixed for 22.04.2018 i.e. just 8 days before her retirement.  Learned counsel for 

the petitioner lamented that the Department took 8 long years to issue charge-

sheet  dated  07.12.2018  by  virtue  of  the  first  letter  which  was  issued  on 

21.07.2010 (Annexure P13) alleging fraudulent selection in govt. job by the 

petitioner by using fake caste certificate.  He submits that though enquiry has 

been completed, no final report has been communicated to the petitioner. 

(9). On the contrary, the respondents No.1 to 4 have filed short reply 

dated 13.04.2021 wherein it has been averred that the Civil Surgeon, Mewat 

vide order dated 01.06.2017 sanctioned the period of absence from 12.12.2009 

to 15.01.2012 inadvertently as earned leave of 270 days and half pay leaves of 

495 days, however, subsequently, the same was corrected and absence period 

of the petitioner was treated as 84 days half pay leave and 380 days as leave 

without  pay  as  a  result  of  which  the  petitioner  was  paid  full  salary  for  her 

absent period vide order dated 15.06.2020.  

(10). Short reply dated 19.02.2020 has also been filed by Dhruv Bhola 

Dy.Accountant  General  (Pension)  –  respondent  No.5  wherein  it  has  been 

specifically averred that pension and gratuity of the petitioner were revised as 

per the authorization and recommendation of the pension sanctioning authority 

and  no  action  as  regards  the  contention  of  the  petitioner  is  to  be  taken  by 

respondent No.5.  

CWP-35196-2019 - 6 -

(11). Having heard the arguments advanced by learned counsel for both 

parties  and  in  view  of  the  reasons  detailed  above, this  Court  is  of  the  firm 

opinion that the present writ petition is meritorious and warrants acceptance. 

(12). The petitioner retired from service w.e.f. 30.04.2019 “subject to 

pending proceeding”.  It would be worthwhile to highlight that a charge-sheet 

dated 20.08.2010 was issued to the petitioner alleging that she remained absent 

from duty from 12.12.2009 and that she did not comply with the orders of the 

higher  officers.  Thereafter  she  was  transferred  to School  Health  Clinic, 

Gurgaon on 15.07.2011 but the respondents did not allow her to join at that 

station and as such she filed CWP-18962-2011 and pursuant to order of this 

Court passed on 06.01.2012 (Annexure P6) she was allowed to join. Thereafter, 

she  filed  reply  to  the  charge-sheet  and  Dr.  Kamal  Mehra,  Deputy  Civil 

Surgeon, Mewat was appointed as Enquiry Officer on 21.03.2016.   An enquiry 

report dated 06.07.2016 was submitted with the following observation:- 

   “As per report of the Medical Board, diagnosis and medical 

rest  given,  the  above  hospital  was  justified  (Report  of  medical 

board is annexed as Annexure K-6). After going through the facts, 

medical  report,  medical  rest  and  abovementioned  available 

evidences, undersigned have the opinion that Smt. Kamlesh, PHN 

remained absent from duty as she was suffering from severe back-

ache, HTN and Hypothyroidism treatment of the same was much 

needed, however, Smt. Kamlesh, PHN being employee of Health 

Dept.  she  should  have  been  taken  treatment  from  Govt. 

Hospital/Hospitals  empanelled  by  Govt.  Therefore  undersigned 

have  the  opinion  that  treatment  from  12.12.2009  to 21.07.2011 

given by Singal Hospital Hodal was justified and medical rest was 

needed as per report of medical board, hence it is recommended 

that period from 12.12.2009 to 21.07.2011 may be treated medical 

CWP-35196-2019 - 7 -

leave and period from 22.07.2011 to 05.01.2012 may be treated 

leave of kind due as Smt. Kamlesh sought the permission to join 

her  duty  from  DGHS,  but  the  same  permission  was  given  by 

DGHS on dated 04.01.2012." 

(Emphasis applied) 

(13). In Ex. Constable Tarsem Singh Vs. State of Punjab 1996(2) RSJ 

599, a Division Bench of this Court referred to Rule 16.2 of the Punjab Police 

Rules  and  held  that  while  awarding  punishment,  the competent  authority  is 

required to take into consideration the service record of the employee and  held 

that mere absence from duty cannot be treated as an act of gravest misconduct 

so as to warrant the punishment of dismissal by recording specific finding as to 

whether the act of the delinquent official which has been complained of is of 

such a grave nature that it must lead inflexibly to the awarded punishment.  

(14). The  Supreme  Court  in Krushnakant  B.  Parmar  vs.  Union  of 

India  (2012)  3  SCC  178,  considered  the  question  whether  ‘unauthorised 

absence  from  duty’  amounts  to  failure  of  devotion  to  duty  or  behavior 

unbecoming  of  a  Govt.  service  and  held  that  the  same  cannot  be  decided 

without  first  deciding  the  question  whether  absence  was  willful  or  due  to 

compelling  circumstances.    The  relevant  extracts  of  the  said  judgment  is 

reproduced as under:- 

“16.  The  question  whether  'unauthorised  absence  from  duty' 

amounts to failure of devotion to duty or behaviour unbecoming of 

a  Government  servant  cannot  be  decided  without  deciding  the 

question  whether  absence  is  wilful  or  because  of  compelling 

circumstances. 

17. If the absence is the result of compelling circumstances under 

which it was not possible to report or perform duty, such absence 

can not be held to be wilful. 

CWP-35196-2019 - 8 -

18. Absence from duty without any application or prior permission 

may amount to unauthorised absence, but it does not always mean 

wilful.There  may  be  different  eventualities  due  to which  an 

employee  may  abstain  from  duty,  including  compelling 

circumstances  beyond  his  control  like  illness,  accident, 

hospitalisation, etc., but in such case the employee cannot be held 

guilty of failure of devotion to duty or behaviour unbecoming of a 

Government servant. 

19. In a Departmental proceeding, if allegation of unauthorised 

absence from duty is made, the disciplinary authority is required 

to prove that the absence is wilful, in absence of such finding, the 

absence will not amount to misconduct…” 

(15). The  Supreme  Court  in  a  recent  pronouncement  in Jaya 

Bhattacharya v. State of West Bengal, 2025 SCC Online SC 434 held that 

when the services have been regularized by treating the same as extraordinary 

leave,  the  same  cannot  be  treated  as  unauthorised  leave  for  denying  the 

pensionary benefits and as such, the respondents could have denied the pension 

to the appellant only by proving that the employee was unauthorizedly absent 

for  the  subject  period.  The  relevant  portion  of  the  said  judgment  reads  as 

under:- 

“…When the services have been regularized by treating the same 

as extraordinary leave the same cannot be treated as unauthorised 

leave for denying the pensionary benefits. The respondents could 

have denied the pension to the appellant by proving that she was 

unauthorizedly absent for the subject period and not by refusing to 

hold an inquiry against her.  

12. In our considered view, having once regularized her service 

during the period of absence by granting extraordinary leave, it 

cannot  be  held  that  the  said  period  can  be  treated as  break  in 

service. In the peculiar facts and circumstances of this case, we 

CWP-35196-2019 - 9 -

are of the considered view that the appellant would be entitled for 

pension.  We,  accordingly,  direct  the  respondents/authorities  to 

finalise the appellant's pension within a period of three months. 

However, the appellant shall not be entitled for any arrears.”  

(16). That apart, the respondents’ action in withholding retiral dues and 

pension is clearly violative of Rule 2.2(b) of the Punjab Civil Services Rules, 

Vol. II Part-I (as applicable to the State of Haryana). The Rule unequivocally 

restricts the authority to withhold or withdraw pension solely to cases where, in 

a duly instituted departmental or judicial proceedings, the pensioner is found 

guilty  of  gross  misconduct  or  negligence  during  service.  Critically, 

departmental proceedings cannot be initiated after an officer's retirement or re-

employment,  without  prior  sanction  by  the  Government.  Furthermore,  such 

proceedings shall be strictly limited to events that occurred within four years 

prior to their institution. Rule 2.2(b) of the Rules ibid read as under:- 

“2.2. Recoveries from pensions 

(b)  The  Government  further  reserve  to  themselves  the  right  of 

withholding or withdrawing a pension or any part of it, whether 

permanently or for a specified period and the right of ordering the 

recovery from a pension of the whole or part of any pecuniary loss 

caused  to  Government,  if,  in  a  departmental  or  judicial 

proceeding, the pensioner is found guilty of grave mis-conduct or 

negligence  during  the  period  of  his  service,  including  service 

rendered upon re-employment after retirement:  

Provided that–  

(1)  Such  departmental  proceedings,  if  instituted  while  the 

officer  was  in  service,  whether  before  his  retirement  or 

during his re-employment, shall after the final retirement of 

the officer, be deemed to be a proceeding under this article 

and shall be continued and concluded by the authority by 

CWP-35196-2019 - 10 -

which  it  was  commenced  in  the  same  manner  as  if  the 

officer had continued in service;  

(2) Such departmental proceedings, if not  instituted  while 

the officer was in service whether before his retirement or 

during his re-employment–  

(i) shall not be instituted save with the sanction of the 

Government;  

(ii) shall not be in respect of any event which took 

place  more  than  four  years  before  such  institution; 

and  

(iii) shall be conducted by such authority and in such 

place  as  the  Government  may  direct  and  in 

accordance  with  the  procedure  applicable  to 

departmental  proceedings  in  which  an  order  of 

dismissal from service could be made in relation to 

the officer during his service.  

(3) No such judicial proceedings, if not instituted while the 

officer  was  in  service,  whether  before  his  retirement  or 

during his re-employment shall be instituted in respect of a 

cause of action which arose or an event which took place 

more than four years before such institution; and the Public 

Service Commission should be consulted before final orders 

are passed.  

Explanation.–For the purpose of this rule–  

(a)  a  departmental  proceeding  shall  be  deemed  to  be 

instituted on the date on which the statement of charges is 

issued to the officer or pensioner, or if the officer has been 

placed under suspension from an earlier date, on such date; 

and  

(b) a judicial proceeding shall be deemed to be instituted–  

(i) in the case of a criminal proceeding, on the date 

on which the complaint or report of the police officer 

CWP-35196-2019 - 11 -

on which the Magistrate takes cognizance, is made; 

and  

(ii) in the case of a civil proceeding, on the date of 

presentation of the plaint in the court.  

Note:–As soon as proceedings of the nature referred 

to in the above rule are instituted, the authority which 

institutes  such  proceedings  should  without  delay 

intimate  the  fact  to  the  Accountant-General.  The 

amount  of  the  pension  withheld  under  clauses  (b) 

should  not  ordinarily  exceed  one-third  of  pension 

originally  sanctioned,  including  any  amount  of 

pension to be so withheld, regard should be had to 

the consideration whether the amount of the pension 

left to the pensioner in any case would be adequate 

for his maintenance.” 

(17). A careful analysis of above reproduced Rule 2.2(b) would reveal 

that the power to order recovery from pension or to withhold it either wholly or 

partially, can be invoked strictly in cases where the pensioner is conclusively 

found  guilty  of  gross  misconduct  or  negligence  during  service,  and  only 

pursuant to valid departmental or judicial proceedings and such departmental 

proceedings can only be initiated with prior sanction of the Government in case 

where the employee is not in service.  

(18). In  the  present  case,  the  petitioner  had  retired  from  service  on 

attaining  the  age  of  superannuation  w.e.f.  30.04.2019  and  by  that  time,  the 

enquiry which was initiated on 21.07.2010 (Annexure P13) followed by show 

cause notice on 02.11.2010 (Annexure P15) went into dormancy until 11 days 

before the retirement of the petitioner took place when the Department sent a 

letter  dated  19.04.2021  (Annexure  P23)  with  the  same  charge-sheet  dated 

CWP-35196-2019 - 12 -

07.12.2018 in which enquiry was fixed for 22.04.2019.  The hibernation period 

between  02.11.2010  till  07.12.2018  has  not  been  appropriately  explained  or 

justified in the replies filed by the respondents.   

(19). Factually, the petitioner got married to a SC person in the January, 

1982 and on her application before the SDM, Charkhi Dadri, a Scheduled Caste 

certificate  was  issued  to  her  on  25.11.1985  (Annexure  P1). At  this stage,  it 

would not be out of place to point out that the petitioner initially joined as Staff 

Nurse on ad hoc basis in July, 1983 in General Category and thereafter, she 

applied  for  the  post of  Staff  Nurse on  regular  basis,  before  the  SSS  Board, 

Haryana by appending the SC certificate (Annexure P1) and thus got selected 

as such on regular basis in the year 1986 followed by her appointment as Public 

Health Nurse in November, 1995.  Meaning thereby, the respondents were in 

cognizance of her pre-General category and post-Reserved category status at 

the  time  of  her  selection  and  appointment  and  as  such,  the  respondent-

Department  had  sufficient  time  to  get  her  certificate  verified  at  the  very 

inception of her appointment.  The circumstances surrounding the respondents' 

sudden  awakening  and  purported  discovery  of  the  petitioner's  alleged 

procurement of a wrong SC certificate, mere 8 days before her retirement, raise 

serious questions about their integrity and motive. The timing of this action 

speaks volumes about the mala fide intentions and ulterior motives harbored 

against  the  petitioner,  casting  a  shadow  of  doubt  on  the  legitimacy  of  the 

departmental proceedings initiated against her..   

(20). Moreover, the action of the respondents falls directly in the teeth 

of Rule 2.2(2)(ii) of the Rules ibid  which reserves the Government with a right 

to withhold or withdraw a pension, if an employee/pensioner is found guilty of 

CWP-35196-2019 - 13 -

grave  mis-conduct  or  negligence  during  the  period  of  his  service  and  no 

departmental proceedings can be instituted in respect of any event which took 

place more than four years before such institution and except the prior sanction 

of the Government. As per the respondents, the event i.e. getting employment 

as  PHN  by  the  petitioner  allegedly  by  procuring  wrong  SC  certificate  is  of 

November, 1995 and the show cause notice was issued on 02.11.2010 i.e. after 

about  15-16  years.  Apparently,  Clause  (ii)  of  Rule 2.2(2),  restrains  the 

respondents  from  initiating  departmental  proceedings  in  respect  of  an  event 

which took place more than four years before such initiation and in the present 

case,  the  occasion  to  initiate  departmental  proceedings  in  respect  of 

procurement of wrong SC certificate arose at the time of appointment of the 

petitioner and the respondents could have initiated action maximum within four 

years of getting the knowledge of such false procurement of SC certificate i.e. 

upto November, 1999 since her appointment in November, 1995.  

(21). The respondents, being the custodians of the documents furnished 

by the petitioner, had constructive ‘knowledge’ of the petitioner's SC category 

status  the  moment  she  was  given  appointment  based  on  that  status.  The 

petitioner's appointment ipso facto constitutes ‘knowledge’ of the procurement 

of a fake/wrong SC certificate, if any.  

(22). The initiation of departmental proceedings decades later based on 

the  sudden  discovery  of  "new  knowledge"  is  legally suspect  and  can  be 

challenged as an act of mala fide and hence prohibited, especially if they cause 

prejudice and comes with civil consequences to the employee. The validity of 

such a claim hinges on the principles of limitation, the doctrine of laches, and 

the burden of proving that the new information was legitimately undiscoverable 

CWP-35196-2019 - 14 -

by the respondents for so long.  It is impermissible to allow the petitioner to 

suffer due to the inaction and lackadaisical approach of the bureaucrats and 

officials in not initiating timely verification of documents and antecedents of 

the candidate before extending appointment.  

(23). Basudev Dutta vs. State of West Bengal & Ors. 2024 INSC 940

, 

ruling by the Supreme Court was prompted by a case involving a West Bengal 

government employee, whose services were terminated after 26 years based on 

a belated police report. The Supreme Court found his termination illegal and 

criticized  the  authorities  for  the  excessive  delay.  It  emphasized  that  an 

appointment  can  only  be  regularized  after  a  thorough  background  check  is 

submitted  in  a  timely  manner.  It  further  held  that failure  to  act  with  "due 

diligence" at the initial stage, the respondent-authorities would risk having to 

reverse decades-old appointments. 

(24).  The Supreme Court in P.V. Mahadevan v. MD, T.N. Housing 

Board, (2005) 6 SCC 636 reiterated its stand taken in State of M.P. v. Bani 

Singh,  (1990)  Supp  SCC  738,  and  authoritatively  held  that  unexplained, 

inordinate delay in initiating disciplinary proceedings creates serious prejudice, 

room  for  allegations  of  mala  fides,  and  is  sufficient  to  invalidate  the  entire 

action. The relevant extracts of the judgment read as under:- 

“… It is now stated that the appellant has retired from service. There is 

also no acceptable explanation on the side of the respondent explaining 

the  inordinate  delay  in  initiating  departmental  disciplinary 

proceedings.  Mr.  R.  Venkataramani,  learned  Senior  counsel  is 

appearing for the respondent. His submission that the period from the 

date of commission of the irregularities by the appellant to the date on 

which  it  came  to  the  knowledge  of  the  Housing  Board  cannot  be 

reckoned for the purpose of ascertaining whether there was any delay 

CWP-35196-2019 - 15 -

on the part of the Board in initiating disciplinary proceedings against 

the  appellant  has  no  merit  and  force.  The  stand  now  taken  by  the 

respondent in this Court in the counter affidavit is not convincing and is 

only an afterthought to give some explanation for the delay. 

18.   Under the circumstances, we are of the opinion that allowing the 

respondent to proceed further with the departmental proceedings at this 

distance  of  time  will  be  very  prejudicial  to  the  appellant.  Keeping  a 

higher Government official under charges of corruption and disputed 

integrity  would  cause  unbearable  mental  agony  and  distress  to  the 

officer  concerned.  The  protracted  disciplinary  enquiry  against  a 

Government  employee  should,  therefore,  be  avoided  not  only  in  the 

interests of the Government employee but in public interest and also in 

the  interests  of  inspiring  confidence  in  the  minds of  the  Government 

employees. At this stage, it is necessary to draw the curtain and to put 

an end to the enquiry. The appellant had already suffered enough and 

more on account of the disciplinary proceedings. As a matter of fact, 

the mental agony and sufferings of the appellant due to the protracted 

disciplinary proceedings would be much more than the punishment. For 

the  mistakes  committed  by  the  department  in  the  procedure  for 

initiating  the  disciplinary  proceedings,  the  appellant  should  not  be 

made to suffer.” 

(Emphasis supplied) 

(25). It is the mandatory duty of the appointing authority to verify caste 

certificates and all job credentials at the time of initial induction. The Supreme 

Court  in Kumari  Madhuri  Patil  v.  Additional  Commissioner,  Tribal 

Development, (1994) 6 SCC 241, laid down a comprehensive scheme requiring 

such verification to be prompt and effective, holding that subsequent challenges 

many years later, save for proven fraud, are legally untenable and cause serious 

prejudice to the employee. Basudev Dutta stipulated a six-month timeline for 

completing  all  document  verification in  government jobs,  reinforcing  that 

CWP-35196-2019 - 16 -

departmental oversight or dormancy cannot justify sudden action at the verge 

of retirement.  

(26). In  the  instant  case,  the  petitioner  has  not  been  accused  of 

fraudulent  misrepresentation  or  willful  manipulation,  either  at  the  time  of 

applying  for  the  SC  certificate  or  during  her  selection  as  PHN  in  the 

respondent-Department.  The  petitioner  disclosed  all  pertinent  facts  and 

documentary  evidence,  based  on  which  the  competent authority  duly 

recognized  her  as  a  Scheduled  Caste  category  person.  Her  credentials  were 

thoroughly  vetted  by  the  issuing  authority,  making it  implausible  that  she 

procured a bogus or fabricated SC certificate.  

(27). Notably,  the  petitioner  has  quoted  as  much  as  40  cases  of 

similarly placed women employees in the Health Department, who themselves 

being  of  a  General  got  married  to  SC  category  and  received  the  same 

certificate,  yet  none  were  subjected  to  similar  proceedings.  The  exclusive 

targeting of the petitioner for protracted and repeated inquiries, the issuance of 

charge  sheets  at the verge of  retirement, and the  withholding  of  the inquiry 

report even post-retirement besides unreasonable delay in disbursal of retiral 

benefits including pension, gratuity, leave encashment, GIS, and ACPs evince 

manifest arbitrariness, discrimination and  mala fides. Moreover, having once 

regularized her service during the period of absence by granting extraordinary 

leave,  it  does  not  lie  in  the  mouth  of  the  respondents  to  deny  pension  and 

service/retiral dues as the said period cannot be treated as break in service.  

(28). In view of the above discussion, this writ petition is allowed and 

the  impugned  orders  dated  03.02.2017  (Annexure  P8) and  20.09.2017 

(Annexure  P8/1)  imposing  penalty  of  stoppage  of  two  increments  with 

CWP-35196-2019 - 17 -

cumulative effect and charge-sheet dated 07.12.2018 (Annexure P21) and all 

consequential proceedings are quashed with a direction to the respondents to 

forthwith  to  compute  and  release  all  outstanding  service/retiral  benefits 

including pension/revised pension, gratuity, leave encashment, GIS, due ACPs, 

etc. along with interest @ 9% per annum from the date they became due till 

realization.   

(29). Let  the  needful  be  done  within  three  months  from  the  date  of 

receipt  of  certified  copy  of  this  order  failing  which  the  petitioner  shall  be 

further entitled to interest @ 12% p.a.  

(30). Ordered accordingly.  

30.10.2025 

V.Vishal 

(Sandeep Moudgil) 

Judge 

1. Whether speaking/reasoned? : Yes/No

2. Whether reportable? : Yes/No