wp632-26-J.doc

+AGK

IN THE HIGH COURT OF JUDICATURE AT BOMBAY

CIVIL APPELLATE JURISDICTION

WRIT PETITION NO. 632 OF 2026

Kiran Rajaram Jadhav,

Aged about 59 years, 

Residing at Address:

Room No.401, Building No.272,

Shree Vinayak CHS, RSC 26, 

Nr. Bank of Maharashtra,

Charkop Sector 1, Kandivali West, 

Mumbai -400 067 …  Petitioner

V/s.

1.The Employees Provident Fund

Organisation (EPFO)

through The Assistant PF 

Commissioner, Regional Office, - Dadar

Having Office at:

Haffkine Bio – 341, Bhavishya Nidhi

Bhawan, Bandra (E), Mumbai -400 051.

2.Haffkine Bio- Pharmaceutical

Corporation Limited

(A Government of Maharashtra

Undertaking) Through its Managing

Director, Having Office at

Pharmaceutical Corporation Limited

Acharya Donde Marg, Parel, 

Mumbai- 400 012. …  Respondents

Mr. Satyam Surana, for the petitioner. 

Ms. Payoja Gandhi, for respondent no. 1. 

Mrs. N.R. Patankar with Mr. Prabhakar M. Jadhav i/b 

Ms. Tanaya Patankar, for respondent no. 2. 

1

ATUL

GANESH

KULKARNI

Digitally

signed by

ATUL

GANESH

KULKARNI

Date:

2026.03.26

12:14:18

+0530

wp632-26-J.doc

CORAM :AMIT BORKAR, J.

RESERVED ON :MARCH 12, 2026

PRONOUNCED ON:MARCH 26, 2026

JUDGMENT:

1.Rule. Rule is made returnable forthwith.

2.By the present writ petition instituted under Articles 226 and 

227 of the Constitution of India, the petitioner calls in question the 

legality and correctness of the impugned order dated 28 March 

2025 passed by respondent No.1, namely the Assistant Pension 

Commissioner, Regional Office, Dadar, Employees’ Provident Fund 

Organisation.

3.The factual background giving rise to the present petition, as 

set out by the petitioner, is as follows. The petitioner acquired a 

Diploma in Pharmacy in the year 1987 and came to be selected for 

appointment to the post of Pharmacist with respondent No.2. The 

petitioner   joined   service   on   4   May   1987   and   continued   in 

uninterrupted and permanent employment until attaining the age 

of   superannuation   on   31   January   2024.   The   petitioner   thus 

rendered continuous service of approximately 37 years, which is 

stated to be unblemished. During the tenure of his employment 

with respondent No.2, the petitioner was granted two pay scale 

upgradations, firstly on 20 January 2000 and thereafter on 30 July 

2014. It is the case of the petitioner that in terms of Section 6-A of 

the Employees’ Provident Fund and Miscellaneous Provisions Act, 

1952, the Employees’ Pension Scheme, 1995 came into force with 

effect from 16 November 1995. The petitioner asserts that he is 

2

wp632-26-J.doc

eligible and entitled to avail the benefits under the said Scheme. 

Accordingly, he exercised his option and became a member of the 

Employees’ Provident Fund Organisation in accordance with the 

prescribed   procedure.   The   petitioner   was   allotted   EPF   No. 

MH/15257/1025 and Member ID MHBAN00152570000001025. 

Throughout his service, the petitioner made regular contributions 

to the provident fund, and respondent No.2 duly deducted and 

remitted   both   employer’s   and   employee’s   contributions   to   the 

statutory authority. 

4.The petitioner has placed reliance on the judgment and 

order dated 4 November 2022 passed by the Supreme Court in 

Special Leave Petition (Civil) Nos. 8658-8659 of 2019 in the case 

of Employees’ Provident Fund Organisation and Others vs. Sunil 

Kumar   B.   and   Others,   wherein   directions   were   issued   to 

respondent No.1, in coordination with the Government of India, to 

consider applications of eligible employees for exercise of joint 

options for pension on higher wages exceeding the prescribed 

ceiling   limit   of   Rs.15,000.   Pursuant   thereto,   respondent   No.1 

introduced an online facility enabling eligible members to submit 

applications for exercise of such joint option for pension on actual 

wages exceeding the statutory ceiling. In pursuance thereof, the 

petitioner submitted an online application on 29 September 2023 

seeking pension on higher wages. It is the petitioner’s case that 

along   with   the   said   application,   all   requisite   documents   and 

particulars,   as   mandated   by   the   Employees’   Provident   Fund 

Organisation, were duly furnished. The petitioner also annexed the 

complete   statement   of   his   provident   fund   account   reflecting 

3

wp632-26-J.doc

contributions made over the course of his employment. According 

to the petitioner, having contributed on actual wages, he had a 

legitimate   expectation   that   his   pensionary   benefits   would   be 

computed accordingly on the basis of higher wages. 

5.It appears that thereafter, by communication dated 14 May 

2024, respondent No.1 forwarded the petitioner’s application to 

respondent No.2 employer for the purpose of seeking verification 

and submission of certain requisite records, in accordance with the 

guidelines issued from time to time. The documents sought from 

the employer included proof of joint option under paragraph 26(6) 

of the EPF Scheme, 1952 duly verified by the employer; proof of 

joint   option   under   the   proviso   to   paragraph   11(3)   of   the 

Employees’ Pension Scheme, 1995; evidence of provident fund 

contributions   on   wages   exceeding   the   prescribed   ceiling   of 

Rs.5,000 and Rs.6,500; proof of pension fund contributions on 

higher wages; any written refusal by the competent authority of 

EPFO in respect of such remittances; as well as statutory forms 

such   as   Forms   3A   and   6A,   along   with   challans   evidencing 

remittance of administrative charges on higher wages. In response 

to the aforesaid communication, respondent No.2 addressed a 

clarification dated 29 January 2025 to respondent No.1. In the 

said communication, respondent No.2 stated that pursuant to the 

judgment of the Supreme Court dated 4 November 2022, a total of 

92 employees had submitted applications for higher pension. It 

was further stated that in respect of 35 applicants, queries were 

received regarding submission of Form 3A, and accordingly, Forms 

3A for the period from April 1995 to March 2011 were being 

4

wp632-26-J.doc

furnished. It was also indicated that Forms 3A for the period 

subsequent   to   April   2011   were   not   available   on   account   of 

transition to online systems. Significantly, the said communication 

did   not   enclose   or   address   the   other   documents   sought   by 

respondent No.1 and primarily rested on the unavailability of 

records. 

6.Upon consideration of the material, respondent No.1, by 

order dated 28 March 2025, rejected the petitioner’s application 

for pension on higher wages. The rejection was founded on the 

ground that the employer had failed to submit Form 6A and other 

requisite records for the period prior to March 2010. It was further 

observed that Form 6A and monthly challans were not available in 

the office records, and that such documents are essential for 

verification of annual contribution details. In the absence of Form 

6A, the authenticity of contributions on higher wages, as claimed 

in the joint application, could not be verified. It was also noted 

that in the absence of challans, it was not possible to ascertain 

whether administrative charges on higher wages had been duly 

paid. The order records that despite sufficient opportunity, the 

employer   failed   to   produce   the   required   documents.   Being 

aggrieved thereby, the petitioner has approached this Court by way 

of the present writ petition. 

7.Mr. Surana learned Advocate appearing on behalf of the 

petitioner submits that respondent No.1 has failed to properly 

appreciate that the primary statutory obligation of maintaining 

and producing Form 6A and other relevant records squarely rests 

upon the employer, namely respondent No.2. It is urged that the 

5

wp632-26-J.doc

petitioner,   being   an   employee,   cannot   be   penalised   for   non-

availability   or   non-production   of   such   records.   It   is  further 

submitted that even assuming that certain documents were not 

produced   by   the   employer,   respondent   No.1   ought   to   have 

examined the genuineness of the petitioner’s claim on the basis of 

other   reliable   material   on   record,   such   as   Form   3A   and   the 

statement   of   the   petitioner’s   EPF   account.   According   to  the 

petitioner, Form 6A is only a consolidated statement submitted by 

the employer to the EPFO and substantially contains the same 

particulars   as   reflected   in   Form   3A   and   the   EPF   account 

statements.  It is further submitted that a plain reading of the 

clarification furnished by respondent No.2 would indicate that 

Form 3A has in fact been annexed, which contains the details of 

contributions made both by the petitioner and the employer. It is 

contended that along with the application for joint option, the 

petitioner   had   already   submitted   all   necessary   documents, 

including the duly certified joint option form and EPF account 

passbook, which were required to be considered by respondent 

No.1. The petitioner has also furnished an undertaking agreeing to 

deposit any differential amount, if so determined by respondent 

No.1, through respondent No.2, along with applicable interest. 

8.Learned Advocate for the petitioner further submits that the 

burden of proving non-submission or non-maintenance of Form 6A 

cannot be shifted upon the employee. It is contended that once the 

employee establishes that contributions were in fact deducted from 

wages exceeding the prescribed ceiling, the responsibility shifts 

upon the employer and the statutory authority to reconcile their 

6

wp632-26-J.doc

records or to adopt alternative modes of verification. It is urged 

that respondent No.1, being a statutory authority entrusted with 

implementation of a beneficial social welfare legislation, is under a 

corresponding obligation to ensure compliance by the employer 

with statutory requirements. In cases where the employer fails to 

furnish records, respondent No.1 cannot reject the claim outright, 

but is required to take reasonable steps to secure such records or 

to verify the contributions through other available material. It is 

further  submitted  that  respondent  No.2,   as  an  employer,  was 

under a statutory as well as fiduciary duty to maintain complete 

and   accurate   records   of   the   petitioner’s   contributions  and   to 

furnish the same to respondent No.1. The communication dated 29 

January 2025 issued by respondent No.2, wherein it is stated that 

records   from   April   2011   onwards   are   not   available   due   to 

transition   to   online   systems,   amounts   to   an   admission   of 

administrative lapse. It is contended that such failure on the part 

of the employer cannot operate to the prejudice of the petitioner. 

The rejection of the petitioner’s application, without exploring 

alternative modes  of  verification such  as salary  records,  bank 

statements indicating deductions, or other available documents 

including Form 3A, reflects lack of due diligence on the part of 

respondent No.1 and results in denial of fair treatment. 

9.It is submitted that the respondents are under a statutory 

obligation   to   maintain   proper   and   complete   records   of 

contributions. Their inability to produce or retrieve such records 

cannot  be   a valid  ground  to  deny  the  petitioner  his  accrued 

entitlement.   It   is   contended   that   pension   is   not   a   matter   of 

7

wp632-26-J.doc

discretion   but   a   right   earned   by   an   employee   for   long   and 

continuous service. The scheme is intended as a measure of social 

security to ensure financial stability in post-retirement life. Denial 

of such benefit on grounds beyond the control of the employee 

results in serious prejudice and infringes the petitioner’s right to 

livelihood and dignity. In support of these submissions, learned 

Advocate for the petitioner has placed reliance upon the judgment 

of the Allahabad High Court in 

Bechu Rai vs. State of U.P. & Others 

decided on 31 March 2014, the judgment of the Rajasthan High 

Court   in  

Harishankar  Sharma  vs.  Rajasthan  Small Industries 

Corporation Limited

 decided on 2 April 2025, and the judgment of 

the Punjab and Haryana High Court in 

Suresh Kumar & Another 

vs. State of Haryana & Others

 decided on 15 January 2024.

10.Mrs.   N.R.   Patankar,   learned   Advocate   appearing   for 

respondent   No.2   employer   submits   that   in   response   to   the 

communication dated 14 May 2024 issued by respondent No.1, 

calling upon respondent No.2 to furnish wage details for the entire 

period   of   service   commencing   from   16   November   1995,   the 

employer has provided all available details of month-wise wages 

on which provident fund contributions were made. It is submitted 

that details of contributions made both by the employer and the 

employee, along with interest wherever applicable, have been 

furnished. It is further submitted that Form 3A has also been 

provided, which contains relevant details including the employer 

code and particulars of contributions. According to respondent 

No.2, despite availability of sufficient material, respondent No.1 

has failed to extend the benefit of higher pension to the petitioner.

8

wp632-26-J.doc

11.On the other hand,  Ms. Payoja Gandhi  learned Advocate 

appearing for respondent No.1 supports the impugned order and 

submits that in absence of Form 6A and monthly challans, the 

claim of the petitioner could not be duly verified. It is contended 

that Form 6A constitutes an essential document for verification of 

annual   contributions   and,   in   its   absence,   the   authenticity   of 

contributions   on   higher   wages   as   stated   in   the   joint   option 

application cannot be established. It is further submitted that in 

absence   of   challans,   it   is   not   possible   to   ascertain   whether 

administrative charges on higher wages have been duly paid by the 

establishment. It is urged that despite sufficient opportunity having 

been   granted,   the   employer   failed   to   produce   the   requisite 

documents, and therefore, the petitioner’s claim does not satisfy 

the conditions laid down by the Supreme Court in its judgment 

dated 4 November 2022.

REASONS AND ANALYSIS:

12.Having  heard  the learned  advocates  for the parties  and 

having gone through the material placed on record, this Court 

finds that the controversy is a narrow one, though it carries serious 

consequence   for   the   petitioner.   The   petitioner   has   served 

respondent No.2 for about 37 years. It is not in dispute that he was 

a   regular   employee,   that   provident   fund   contributions  were 

deducted from his wages during service, and that he applied for 

pension on higher wages after the directions of the Supreme Court 

in the case of Employees’ Provident Fund Organisation and Others 

v. Sunil Kumar B. and Others. The rejection is founded mainly on 

non-production of Form 6A and monthly challans. Therefore, the 

9

wp632-26-J.doc

real question is not whether the petitioner served long enough or 

whether he made the joint option application. The real question is 

whether his claim can be defeated only because some employer-

side   records   were   not   produced   in   the   form   demanded   by 

respondent No.1.

13.This Court finds itself unable to accept the stand taken by 

respondent No.1 in the inflexible manner in which it has been 

adopted. The approach appears to proceed on a narrow reading of 

record requirements without considering the practical position of 

the employee. Form 6A is a statutory record which is required to 

be maintained and submitted by the employer. It remains within 

the control and custody of the establishment. An employee has 

neither access to such record in ordinary course nor any authority 

to maintain or preserve it. Therefore, expecting the petitioner to 

produce such document is not in consonance with the scheme of 

the statute.  It must be seen that the petitioner has placed on 

record   that   he   was   continuously   in   service,   that   deductions 

towards provident fund were made from his wages, and that his 

membership with the EPF Organisation was active throughout. He 

has also exercised the joint option within time and submitted the 

available documents. Once these foundational facts are shown, the 

authority was required to consider the claim in a reasonable and 

practical manner. The law relating to pension is not meant to 

create hurdles. It is intended to secure a post-retirement benefit. If 

the interpretation of the scheme results in denial to a genuine 

employee only because of missing employer records, then such 

interpretation cannot be accepted.

10

wp632-26-J.doc

14.The submission made on behalf of the petitioner regarding 

similarity of particulars in Form 6A and Form 3A deserves careful 

consideration. Form 3A contains year-wise contribution details. It 

reflects wages and contributions. Form 6A is largely a consolidated 

version prepared by the employer for submission. Therefore, when 

Form 3A and account statements are available, the essential data is 

already on record. The clarification given by respondent No.2 itself 

shows that Form 3A was available at least for a substantial period 

and was forwarded. It also admits that further records could not be 

produced due to transition to online system. This position shows 

that the deficiency is not because the petitioner failed to act, but 

because the employer did not have complete records in one place. 

Such difficulty cannot be used to defeat the claim.

15.The Court also notices that the petitioner had filed additional 

supporting material along with his application. These include the 

certified   joint   option   form   and   EPF   account   details.   These 

documents are not insignificant. They are part of the official record 

system itself. They reflect that the petitioner was a contributing 

member. They show continuity of employment and deduction. 

When all these documents are read together, they create a clear 

picture of contribution and service. The authority was therefore 

required to assess the claim on the basis of cumulative material. 

The duty of a statutory authority in such matters is to verify and 

decide, not to reject at the first instance of difficulty.

16.The   contention   that   burden   cannot   be   placed   upon   the 

employee is also well-founded. The employee’s role is limited. He 

works, earns wages, and contribution is deducted. He does not 

11

wp632-26-J.doc

maintain   statutory   returns.   That   responsibility   lies   with   the 

employer. If the employer has failed in maintaining records or 

producing them, then the consequence cannot be shifted upon the 

employee. Otherwise, it would result in denial of benefit to a 

person who has no control over such records. Such an approach 

would be unjust. Pension is not a matter of favour. It is a benefit 

earned through long years of service.

17.The stand taken by respondent No.2 further supports the 

petitioner. The employer has not disputed the petitioner’s service. 

It has not denied deduction of provident fund. On the contrary, it 

has stated that wage details and Form 3A were forwarded. This 

shows that the basic facts are accepted. The difficulty arises only in 

relation to certain records not being available for later period. That 

issue is between the employer and the authority. The employee 

cannot  be   placed  in  disadvantage  because  of  that.  When  the 

employer   itself   accepts   contribution   details   in   substance,  the 

authority ought to proceed on that basis and verify further if 

needed.

18.This Court also finds that the reasoning in the impugned 

order proceeds on an incomplete understanding. It states that 

without   Form   6A   and   challans,   verification   is   not   possible. 

Verification can be done by examining different kinds of records. It 

is not confined to one form alone. EPF records, Form 3A, employer 

submissions,   and   account   statements   are   all   relevant.   If   one 

document   is   missing,   it   does   not   make   the   entire   claim 

unverifiable. The authority was expected to examine whether on 

the basis of total material the contribution could be reasonably 

12

wp632-26-J.doc

verified. This exercise is not seen in the impugned order.

19.Similarly,  the  issue  regarding   non-availability  of   challans 

cannot be treated as decisive. In a long service career, it is not 

unusual that some records are not readily traceable. That by itself 

cannot result in denial of pension. If there was any doubt, the 

authority   could   have   called   for   clarification   or   directed  the 

employer to reconcile records. It could have also taken steps to 

verify from its own system. The rejection shows that the authority 

has not exercised its power in a fair manner.

20.The principles emerging from the decisions relied upon by 

the petitioner support this view. They recognise that technical 

deficiencies   on   the   part   of   the   employer   or   record-keeping 

authority should not defeat a legitimate claim of an employee. 

Pension   schemes   are   welfare   measures.   They   are   intended   to 

provide financial support after retirement. Therefore, they must be 

applied in a manner that advances the object and not defeats it. A 

person   who   has   worked   for   several   decades   and   contributed 

regularly cannot be denied benefit because of gaps in official 

records.

21.This Court also observes that the available material in the 

present   case   was   sufficient   to   at   least   undertake   a   proper 

verification. The EPF account history, the Form 3A records, the 

employer’s   communication,   and   the   joint   option   application 

together form a reliable basis. They are carry evidentiary value. 

Ignoring them and focusing only on missing documents amounts 

to giving importance to form over substance. Such approach is not 

13

wp632-26-J.doc

acceptable in matters of social welfare.

22.In view of the above discussion, this Court is satisfied that 

the impugned order suffers from a serious error in approach. It 

proceeds on the assumption that absence of certain employer-side 

records is fatal. It overlooks the material placed by the petitioner 

and the admissions made by the employer. The petitioner has done 

whatever was possible for him to do. The remaining gap is on the 

side of the employer and the authority. That gap cannot extinguish 

the petitioner’s entitlement.

23.Therefore, the impugned order dated 28 March 2025 is 

liable   to   be   set   aside.   The   matter   requires   reconsideration. 

Respondent No.1 shall re-examine the petitioner’s claim by taking 

into account all available records, including Form 3A, EPF account 

details,   the   joint   option   application,   and   the   employer’s 

clarification. If any further information is required, the same shall 

be called from the employer and, if necessary, from the petitioner. 

The exercise shall be completed within a reasonable period. The 

petitioner shall not be denied the benefit solely on the ground of 

non-production of Form 6A or challans, if the entitlement can 

otherwise be established from the material on record.

24.In view of the foregoing discussion and reasons recorded 

hereinabove, the following order is passed:

(i)  The writ petition is allowed;

(ii)  The impugned order dated 28 March 2025 passed by 

respondent No.1 is quashed and set aside;

14

wp632-26-J.doc

(iii)  The matter is remanded to respondent No.1 for fresh 

consideration of the petitioner’s claim for grant of pension on 

higher wages;

(iv)  Respondent   No.1   shall   reconsider   the   petitioner’s 

application by taking into account all available material on 

record, including Form 3A, EPF account statements, joint 

option   application,   and   the   clarification   submitted   by 

respondent No.2, and shall not reject the claim solely on the 

ground of non-production of Form 6A or challans, if the 

claim can otherwise be verified;

(v)  Respondent No.1 is at liberty to call for any further 

information or clarification from respondent No.2 employer 

and, if necessary, from the petitioner, for the purpose of 

proper verification;

(vi)  The aforesaid exercise shall be completed within a 

period of eight weeks from the date of receipt of this order;

(vii)  If   the   petitioner   is   found   entitled   upon   such 

reconsideration, consequential benefits shall be extended to 

him in accordance with law within a further period of eight 

weeks;

(viii) Rule is made absolute in the above terms. No order as 

to costs.

(AMIT BORKAR, J.)

15