wp4826-2026 & connected-J .doc

AGK

IN THE HIGH COURT OF JUDICATURE AT BOMBAY

CIVIL APPELLATE JURISDICTION

WRIT PETITION NO.4826 OF 2026

Durga Srinivas Kallakuri,

Age 67 years, R/o Flat No. 201, 2

nd

 Floor,

Venkata   Sai   Mansion,   Jawahar   Nagar, 

Community Hall back, Moulai, Secundarabad, 

Hyderabad, Telangana – 500040.…  Petitioners

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO), through

the Assistant PF Commissioner,

Regional Office – Nariman Point, 

Mumbai – I, having office at 341, 

Bhavishya Nidhi Bhawan, 

Bandra (E), Mumbai – 400 051.…  Respondent

AND

WRIT PETITION NO. 4828 OF 2026

Amit Gunvantrai Mehta,

Age 63 years, R/o A4, 402, Gopal Park, 

near Jamnagar Bus Stand, Ghod 

Dod Road, Surat, Gujarat – 395 007.        …  Petitioner

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO), Through 

the Asssistant PF Commissioner, 

Regional Office – Vashi, having office 

at Tower No. 6, 5

th

 Floor, 

Vashi Rly Station Complex, 

Vashi, Navi Mumbai – 400 703.…  Respondent

1

ATUL

GANESH

KULKARNI

Digitally signed

by ATUL GANESH

KULKARNI

Date: 2026.04.18

12:12:45 +0530

wp4826-2026 & connected-J .doc

AND

WRIT PETITION NO. 4832 OF 2026

Haresh Shantilal Bosmia

Age 58 years, R/o 21-A, Aarohi Plots, 

Opp. Skysol Apartment, Aarohi Club Road,

Ghuma, Ahmedabad, Gujrat – 380 058.…  Petitioner

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO),  Through the 

Regional PF Commissioner – II, 

Regional Office – Vashi, having office

at Tower No. 6, 5

th

 Floor, Vashi Rly 

Station Complex, Vashi, 

Navi Mumbai – 400 703.…  Respondent

AND

WRIT PETITION NO. 4835 OF 2026

Francis Joseph, 

Age 63 years, R/o 1001, Nazarene, 

Plot NO. 485, 13

th

 Road, Chembur 

East, Mumbai - 400 071. …  Petitioner

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO),  Through the 

Assistant PF Commissioner, 

Regional Office – Dadar, having office 

at 341, Bhavishya Nidhi Bhawan, 

Bandra (E), Mumai – 400 051.…  Respondent

AND

WRIT PETITION (ST) NO. 10895 OF 2026

2

wp4826-2026 & connected-J .doc

Keepadanda Basappa Monnappa, 

Age about 63 years, R/o No. 9, 1

st

 Main

Road, Kaval Baisaranda New Extension,

Bangaluru North, Bengaluru, 

Karnataka - 560 032.…  Petitioner

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO), Through the 

Assistant PF Commissioner, 

Regional Office – Vashi, having office 

at Tower No. 6, 5

th

 Floor, Vashi Rly 

Station Complex, Vashi, 

Navi Mumbai – 400 703.…  Respondent

AND

WRIT PETITION (ST) NO. 10894 OF 2026

Sanjay Sharma, 

S/o. Shashi Kant Sharma, aged about 

68 years, R/o 95/4, Arya Samaj Road, 

Ganesh Ganj, Lucknow, 

Uttar Pradesh – 226018. …  Petitioner

Vs.

The Employees’ Provident Fund 

Organisation (EPFO), Through the 

Assistant PF Commissioner, 

Regional Office – Vashi, having office 

at Tower No. 6, 5

th

 Floor, Vashi Rly 

Station Complex, Vashi, 

Navi Mumbai – 400 703.…  Respondent

Mr. Satyam Surana for the petitioner in all WPs.

Ms. Payoja Gandhi with Ms. Devangi Manjrekar for the 

respondent – EPFO in Writ Petition Nos.4826/2026, 

4828/2026, 4832/2026, & 4835/2026. 

3

wp4826-2026 & connected-J .doc

CORAM :AMIT BORKAR, J.

RESERVED ON :APRIL 16, 2026.

PRONOUNCED ON:APRIL 18, 2026

JUDGMENT:

1.Inasmuch   as   a   common   question   of   law   arises   for 

consideration   and   the   factual   matrix   in   all   the   present   writ 

petitions is substantially identical, all these petitions are being 

disposed of by this common judgment and order, so as to avoid 

repetition of facts. 

2.By these writ petitions filed under Articles 226 and 227 of 

the Constitution of India, the petitioner in each of the matters has 

called in question the legality and correctness of the orders dated 8 

April 2025, 9 April 2025 and 4 December 2025 passed by the 

respondent authority, on the grounds set out therein. 

3.The facts giving rise to the present proceedings, as set out in 

Writ Petition No. 4826 of 2026, may be stated thus. The petitioner, 

after completing his formal education, obtained a Diploma in 

Electrical Engineering in the year 1980. Thereafter, he entered 

service   and   was   engaged   in   various   capacities   with   different 

employers. It is the case of the petitioner that he remained in 

continuous   and   uninterrupted   service,   holding   permanent 

positions, till he attained the age of superannuation on 29 June 

2017.   According   to   him,   this   tenure   of   about   35   years   was 

rendered   without   any   blemish.   During   the   course   of   such 

employment, the petitioner was granted several pay revisions, 

transfers and promotional benefits from time to time. It is further 

4

wp4826-2026 & connected-J .doc

stated that under Section 6-A of the Employees’ Provident Fund 

and Miscellaneous Provisions Act, 1952, the Employees’ Pension 

Scheme, 1995 came to be notified by the Government of India 

with effect from 16 November 1995. The petitioner asserts that he 

satisfies all conditions for availing benefits under the said pension 

scheme and is therefore entitled to receive pension in accordance 

with its provisions. 

4.It is the petitioner’s case that he had duly exercised his 

option  under  the  said  scheme  and  became  a  member of   the 

respondent organisation, namely the Employees’ Provident Fund 

Organisation, in accordance with the prescribed procedure. It is 

further contended that throughout his service tenure, contributions 

towards   the   provident   fund   were   regularly   made,   and   the 

respective employers deducted and remitted both the employer’s 

and employee’s contributions to the said organisation without 

default. The petitioner has further placed reliance upon the order 

dated 4 November 2022 passed by the Supreme Court in Special 

Leave Petition (Civil) Nos. 8658–8659 of 2019 in the case of 

Employees Provident Fund Organisation and others versus Sunil 

Kumar B. and others

,  reported   in   2022  INSC  1171,  whereby 

directions were issued to the respondent organisation and the 

Union of India to permit eligible employees to exercise joint option 

for pension on higher wages exceeding the statutory ceiling of 

Rs.15,000/- per month. 

5.In pursuance of the aforesaid directions, the respondent 

made   available   an   online   facility   enabling   submission   of 

applications   for   exercise   of   such   joint   option.   The   petitioner 

5

wp4826-2026 & connected-J .doc

accordingly submitted his application on 31 March 2023, bearing 

acknowledgment number 230331114801002255161. Along with 

the application, he submitted requisite documents and particulars 

as called for by the respondent. It is his case that details of 

contributions made on higher wages were also furnished. On this 

basis, the petitioner contends that he had a legitimate expectation 

that his pension would be computed on the basis of actual wages 

on which contributions were made. 

6.It appears that by communications dated 9 December 2024 

and 3 February 2025, the respondent forwarded the petitioner’s 

application to the concerned employers, seeking certain documents 

and   records   in   accordance   with   the   guidelines   issued   by  the 

Government of India from time to time. The documents so sought 

included proof of joint option under Paragraph 26(6) of the EPF 

Scheme,   1952,   proof   of   joint   option   under   the   proviso   to 

Paragraph   11(3)   of   the   Employees’   Pension   Scheme,   1995, 

evidence   of   remittance   of   provident   fund   and   pension 

contributions   on   wages   exceeding   the   prescribed   ceiling,   any 

refusal by the authorities in respect of such remittances, and 

statutory forms such as Forms 3A and 6A along with challans. 

7.In response thereto, the employer, by communication dated 

20   January   2025,   informed   the   respondent   that   all   relevant 

documents, returns, and information had already been submitted 

to the respondent from time to time and were available on record. 

It was further stated that Forms 3A and 6A had been periodically 

furnished and therefore there was no necessity for resubmission of 

the same. 

6

wp4826-2026 & connected-J .doc

8.Thereafter, by  a  further communication dated 10 March 

2025, the employer reiterated its earlier stand. However, it is 

material to note that no additional documents, as specifically 

called for by the respondent in its earlier communications, were 

furnished along with the said clarification.

9.Thereafter, the respondent, by order dated 8 April 2025, 

rejected the petitioner’s application for grant of pension on higher 

wages.   The   rejection   was   on   the   ground   that   the   requisite 

documents and records, as called for from the establishment or 

employer, were not submitted. 

10.The petitioner has invited attention to Paragraph 20 of the 

Employees’   Pension   Scheme,   1995,   which   casts   a   statutory 

obligation upon the employer to submit to the respondent the 

necessary   particulars   relating   to   contributions,   including   the 

annual statement in Form 6A. It is contended that the duty to 

maintain and furnish such records is that of the employer, and 

thereafter the responsibility for proper maintenance lies with the 

respondent organisation.

11.After the rejection of the petitioner’s claim, the employer, 

namely Karma Energy Ltd., addressed a further communication 

dated 17 October 2025 to the respondent, reiterating that all 

relevant   records   had   already   been   submitted   and   requesting 

reconsideration of the petitioner’s application in light thereof. 

12.The petitioner further asserts that by communication dated 

19 January 2018, Forms 3A along with the joint option declaration 

and other supporting documents had already been submitted to 

7

wp4826-2026 & connected-J .doc

the respondent. It is thus contended that the petitioner, being an 

employee, had no control over the statutory compliances required 

to be made by the employer or the internal record maintenance of 

the   respondent.   Despite   having   rendered   service   and   having 

contributed to the provident fund and pension fund on actual 

higher wages, the petitioner has been denied the corresponding 

benefit on account of alleged non-submission of records. According 

to the petitioner, such denial is arbitrary and unsustainable, as it 

results   in   penal   consequences   for   lapses   attributable   to   the 

employer or the respondent authority. Being aggrieved thereby, the 

petitioner in each of these matters has approached this Court by 

way of the present writ petitions. 

13.Mr. Surana, learned Advocate appearing for the petitioner, 

submitted that the respondent has erred in not appreciating that 

the statutory obligation to maintain and submit Form 6A and other 

relevant   records   squarely   lies   upon   the   employer,   and   the 

petitioner, being merely an employee, cannot be fastened with the 

consequences arising from non-availability or non-production of 

such records. It is his submission that even assuming that certain 

documents were not produced by the employer, the respondent 

was duty bound to examine the correctness and genuineness of the 

petitioner’s claim on the basis of other reliable material available 

on record, such as Form 3A and the statements of the petitioner’s 

EPF account. According to him, Form 6A, challans and similar 

documents are only procedural in nature and contain information 

which is otherwise reflected in Form 3A and the EPF account 

statements, and therefore non-production of such documents could 

8

wp4826-2026 & connected-J .doc

not have been made a ground to deny substantive benefits. 

14.Learned counsel further submitted that a plain reading of the 

clarification furnished by the employer would indicate that all 

relevant records, including details of contributions made by both 

the employee and the employer, had already been submitted to the 

respondent from time to time. It is urged that along with the 

application for joint option, the petitioner had placed on record 

necessary documents including the joint option form duly certified 

by the employer, the EPF account passbook and other supporting 

material,   which   ought   to   have   been   duly   considered   by   the 

respondent authority. It is also pointed out that the petitioner had 

furnished   an   undertaking   agreeing   to   deposit   any   differential 

amount, if so determined by the respondent, along with applicable 

interest through the employer. 

15.It is further contended that denial of pension on higher 

wages, despite the petitioner otherwise satisfying the eligibility 

conditions, merely on account of technical lapses attributable to 

the   employer,   results   in   manifest   injustice   and   defeats   the 

petitioner’s legitimate expectation as well as his accrued right to 

receive pension. It is submitted that the claim of the petitioner 

ought   to   have   been   considered   on   the   basis   of   the   material 

available   on   record,   irrespective   of   alleged   deficiencies   in 

documents to be furnished by the employer. On this premise, it is 

prayed  that the  petitioner’s application for  pension  on higher 

wages be allowed and the impugned order dated 28 March 2025 

be set aside. 

9

wp4826-2026 & connected-J .doc

16.Per contra, Ms. Payoja Gandhi, learned Advocate appearing 

for the respondent, submitted that upon scrutiny of the petitioner’s 

online application for joint option for pension on higher wages, 

several communications and reminders were issued to the present 

employer on 13 February 2025, 21 March 2025, 24 March 2025, 

27 March 2025 and 29 March 2025 calling upon the employer to 

furnish requisite documents. It is further submitted that no joint 

option   was   received   from   the   previous   establishment,   and 

therefore reminders were also issued to the previous employer on 

18 February 2025, 21 March 2025, 27 March 2025 and 29 March 

2025 in terms of the guidelines contained in the EPFO Head Office 

Circulars dated 20 February 2023 and 23 March 2023. According 

to her, submission of joint option along with proof of remittance of 

contributions on wages exceeding the statutory ceiling from the 

relevant   date   till   retirement,   along   with   supporting   evidence, 

constitutes mandatory requirements which must be satisfied before 

a claim for pension on higher wages can be considered. 

17.Learned counsel for the respondent further submitted that 

sufficient opportunity was granted to both the employer and the 

petitioner   to   produce   the   requisite   documents.   However,  the 

establishment only submitted a communication dated 24 January 

2025 and failed to furnish acknowledged copies of Forms 3A and 

6A for the relevant period commencing from 16 November 1995 or 

from the date of joining, as the case may be. It is therefore 

contended that in the absence of essential records, the respondent 

was not in a position to determine the petitioner’s eligibility. It is 

thus submitted that the petitioner’s claim does not satisfy the 

10

wp4826-2026 & connected-J .doc

conditions   laid   down   by   the   Hon’ble   Supreme   Court   in   its 

judgment   dated   4   November   2022,   read   with   the   applicable 

circulars issued by the EPFO. On these grounds, it is urged that the 

writ petitions are devoid of merit and deserve to be dismissed. 

REASONS AND ANALYSIS:

18.I have given anxious consideration to the rival submissions 

and to the material placed before this Court. The main issue is 

whether an eligible employee can be denied the benefit of pension 

on higher wages only because the employer does not respond, or 

does not place on record every document which the authority asks 

for, even though the employee has already made out a prima facie 

claim from other available material. This difficulty becomes more 

serious for the period prior to the year 2010, when the present 

system of online filing and electronic record transmission was not 

in full operation, and many establishments were still maintaining 

records in manual form. In such a situation, the authority cannot 

insist upon one single document as if it is the only proof of the 

claim.

19.The submission of Mr. Surana does carry weight. It is a 

settled position that the employee does not maintain custody over 

returns which are required to be prepared and submitted by the 

employer   under   the   scheme.   Documents   such   as   Form   6A, 

challans,   and   other   related   filings   are   part   of   the   employer’s 

obligation, and the control over their preparation, preservation 

and submission lies with the establishment. The employee has no 

role in this process. Therefore, if there is any lapse in production 

11

wp4826-2026 & connected-J .doc

or maintenance of such records, the same cannot be fastened upon 

the   employee.   To   hold   otherwise   would   result   in   placing   an 

burden upon a person who has neither authority nor access to such 

documents.

20.In the present case, the petitioner has relied upon Form 3A, 

the EPF account statement, the joint option form certified by the 

employer,   and   also   furnished   an   undertaking   to   deposit   any 

differential contribution. These documents are indicators of the 

employment, the wages drawn, and the contributions made. Form 

3A   reflects   yearly   contribution   details,   and   the   EPF   account 

statement shows the running account of deposits. If these records 

indicate   that   deductions   were   made   on   higher   wages   and 

contributions were credited, then they form a basis to examine the 

claim. In such a situation, the absence of one document, namely 

Form 6A or certain challans, cannot be treated as fatal.  What is 

required is satisfaction about the factum of contribution, and that 

can be gathered from multiple sources.

21.At the same time, the stand of the respondent also deserves 

due consideration. The respondent is justified in contending that 

grant of pension on higher wages is subject to fulfillment of 

conditions laid down by the Supreme Court as well as the circulars 

issued by the EPFO. The authority must be satisfied that there was 

a valid joint option exercised in accordance with law and that the 

contributions   on   wages   exceeding   the   statutory   ceiling  were 

remitted. These are essential requirements and cannot be diluted. 

However, the manner in which these requirements are applied 

must be reasonable. The authority cannot insist upon a perfect set 

12

wp4826-2026 & connected-J .doc

of documents in every case, particularly when dealing with old 

records where such perfection may not be possible. The test is of 

satisfaction based on available material.

22.It must also be kept in mind that the scheme in question is a 

beneficial legislation. Its purpose is to secure pensionary benefits 

to employees who have contributed during their service. It is not 

intended to create hurdles which make it impossible for a genuine 

claimant to succeed. If the approach of the authority is technical, it 

may result in denial of benefits to persons who have fulfilled their 

obligations. Such an interpretation would defeat the object of the 

scheme. Therefore, while compliance with conditions is necessary, 

the same must be assessed in a realistic manner.

23.In the facts of the present case, it is seen that the petitioner 

applied through the online mechanism introduced pursuant to the 

directions of the Supreme Court. Thereafter, the respondent called 

upon   the   employer   to   furnish   records   and   issued   several 

reminders. The employer responded by stating that the relevant 

documents had already been submitted earlier and were available 

with the EPFO. This reply raises a possibility that the records may 

be in the possession of the authority. At the same time, such a 

statement   by   the   employer   cannot   be   accepted   without 

verification. It casts a duty upon the respondent to examine its 

own records and ascertain whether the documents are indeed 

available.

24.In a situation where the employer does not fully cooperate, 

the authority cannot close the matter at that stage. It must proceed 

13

wp4826-2026 & connected-J .doc

further and make its own inquiry from available sources. This 

would   include   examination   of   its   internal   records   such   as 

electronic data, old physical returns, member ledgers, passbook 

entries, contribution history and Form 3A details. These materials 

can provide a picture regarding the contributions made by or on 

behalf  of   the  employee.  The  authority   must  then  arrive  at a 

conclusion based on this material.

25.For this reason, I am of the view that in cases of this nature, 

particularly relating to periods prior to the year 2010 when record 

keeping was not digitised, the authorities must adopt a workable 

approach. Initially, the authority must call upon the employer to 

produce records and grant reasonable opportunity. If the employer 

fails to respond or responds inadequately, the authority must then 

turn to its own records and verify what is already available. 

Thereafter,   if   gaps   are   still   found,   the   authority   should   seek 

corroboration   from   other   reliable   documents   such   as   the 

employee’s joint option, salary records, appointment details, wage 

slips, bank statements and prior communications of the employer. 

If upon such examination it appears that contributions on higher 

wages were in fact made and that the employee had exercised the 

option, then the authority should proceed to process the claim, 

subject to payment of any differential contribution and applicable 

interest. Rejection should not be the immediate outcome. It must 

come only after all possible avenues of verification are exhausted 

and a finding is recorded that the claim cannot be substantiated 

even on consideration of available material. Even in such a case, 

reasons must be clearly stated.

14

wp4826-2026 & connected-J .doc

26.This   approach   becomes   necessary   because   the   employee 

cannot be made to suffer for defaults of the employer or for 

deficiencies in record maintenance by the authority itself. The 

system   of   maintaining   records   is   intended   to   safeguard   the 

interests of employees. It cannot be used as a ground to deny 

benefits. Particularly in cases relating to earlier periods,  insistence 

on production of original records in a particular format may lead 

to unjust results. The authority must therefore adopt a rational 

method   of   verification,   asking   whether   there   is   evidence   of 

contribution, whether the employment is established, and whether 

the overall material supports the claim.

27.Applying these principles to the present case, it becomes 

evident that the petitioner has raised a substantial claim. The 

documents produced by him, when read along with the employer’s 

responses   and   the   records   likely   to   be   available   with   the 

respondent,   required   a   deeper   scrutiny.   The   impugned   order, 

however, proceeds on the ground that certain documents were not 

produced by the employer, without examining whether the other 

materials on record were sufficient to establish entitlement. This 

reflects a mechanical approach which is not consistent with the 

nature of the scheme. The claim ought to have been examined on 

its substance, especially when the deficiency is attributable to lack 

of cooperation by the employer and the historical nature of the 

records.

28.In view of the foregoing discussion and for the reasons 

recorded hereinabove, the following order is passed:

15

wp4826-2026 & connected-J .doc

(i)  The impugned orders dated 8 April 2025, 9 April 2025 

and 4 December 2025 passed by the respondent, rejecting 

the applications of the petitioners for grant of pension on 

higher wages, are quashed and set aside;

(ii)  The matters are remanded to the respondent authority 

for fresh consideration of the petitioners’ applications for 

pension on higher wages, in accordance with law and in light 

of the observations made in this judgment;

(iii)  The respondent shall, upon such reconsideration, not 

reject the claims solely on the ground of non-production of 

Form   6A,   challans   or   similar   records   by   the   employer, 

particularly for the period prior to the year 2010, and shall 

instead examine all available material including Form 3A, 

EPF account statements, contribution history, and any other 

corroborative documents;

(iv)  The respondent shall make an independent verification 

of records available in its own custody, including electronic 

data and past returns, and shall also take into account the 

communications made by the employer and the documents 

already submitted by the petitioners;

(v)  In the event the respondent finds that contributions on 

higher wages were in fact made and that the petitioners had 

exercised the joint option in substance, the respondent shall 

process   the   claims   and   grant   consequential   pensionary 

benefits, subject to deposit of any differential contribution 

along   with   applicable   interest,   in   accordance   with   the 

16

wp4826-2026 & connected-J .doc

scheme;

(vi)  The   petitioners   shall   be   given   an   opportunity,   if 

required, to furnish any additional material or clarification in 

support   of   their   claims,   within   such   time   as   may   be 

prescribed by the respondent;

(vii)  The   entire   exercise   of   reconsideration   shall   be 

completed within a period of twelve weeks from the date of 

receipt of this order;

(viii) It is clarified that the respondent shall pass a reasoned 

and speaking order upon reconsideration, dealing with all 

relevant material and contentions;

(ix) All writ petitions are accordingly allowed in the above 

terms. No order as to costs.

(AMIT BORKAR, J.)

17